Secrétaire assistante

Secrétaire assistante (Visuel) © Laurent-Hamels - Fotolia

La secrétaire assistante travaille pour un ou plusieurs chefs de service. Courrier, téléphone, mise en forme de documents, gestion de l’agenda constituent son travail quotidien.

Description métier

Polyvalente, la secrétaire assistante est la première interlocutrice des collaborateurs, mais aussi de leurs partenaires extérieurs (clients, fournisseurs...). C'est elle qui met en forme les documents, classe les dossiers, gère les appels téléphoniques, prend les rendez-vous, s'occupe du courrier...

Organisation, méthode, discrétion, bonne présentation, mais aussi esprit d’initiative et autonomie sont demandés à une assistante.

La diversité des tâches traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administrations) font des capacités d’observation et d’adaptation les qualités indispensables d’une bonne secrétaire.

La secrétaire doit savoir où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.

Elle doit savoir maîtriser tous les outils bureautiques et internet. Savoir prendre des notes, faire une synthèse, rédiger tant sur papier que sur messagerie électronique sont des compétences indispensables.

Études / Formation pour devenir Secrétaire assistante

Les entreprises recherchent presque systématiquement des titulaires d'un BTS, voire plus (licence professionnelle).

De nombreuses étudiantes de niveau bac + 3 ou 4 postulent à des emplois de secrétariat.

Les masters en langues, droit, sciences économiques, AES, complétées par une formation en secrétariat sont appréciés.

Formations indiquées :

- bac pro gestion-administration (30 % des secrétaires ont un bac pro qui permet une insertion rapide grâce aux stages en entreprises),
- bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)  qui permet avant tout de poursuivre des études en classe de BTS,

- BTS assistant de gestion PME/PMI, à référentiel européen,
- BTS assistant de manager,
- BTS assistance technique d'ingénieur.

Ces BTS sont les diplômes le plus souvent demandés pour devenir assistante. Ils se préparent en 2 ans après le bac, dans des établissements publics ou privés. Les BTS du secteur commercial sont aussi des voies possibles : BTS MUC (management des unités commerciales), commerce international...

Les DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations) et GACO (gestion administrative et commerciale) ouvrent également les portes.

Évolutions

Une secrétaire assistante peut se spécialiser dans le médico-social, le juridique, le technique, la sténotypie...

Une secrétaire assistance pourra évoluer vers un poste d'assistante de direction. Il lui faudra de l'expérience et une formation complémentaire du type licence professionnelle voire master pro.

Salaires

Une secrétaire assistante débute aux alentours de 1 600 € brut mensuels.

Métier accessible

  • après le bac, avec une formation de 2 ou 3 ans

Centres d'intérêts

  • Organiser, gérer

Synonymes

  • assistante
  • Métier qui recrute : Oui

En savoir plus

Fédération française des métiers de l'assistanat et du sécrétariat - FFMAS
www.ffmas.com

Patrick Neyroud


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