Secrétaire assistante

La secrétaire travaille pour un ou plusieurs chefs de service. Courrier, téléphone et gestion de l’agenda constituent son travail quotidien. C’est une professionnelle de la prise de notes enregistrées ou en direct.

Description métier

Organisation, méthode, discrétion, bonne présentation, mais aussi esprit d’initiative et autonomie sont demandés à une assistante. La diversité des tâches traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administrations) font des capacités d’observation et d’adaptation les qualités indispensables d’une bonne secrétaire. La secrétaire doit savoir où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.

Elle doit savoir maîtriser un logiciel de traitement de texte et un tableur, savoir rédiger avec une bonne orthographe et utiliser la télécopie, les messageries électroniques et internet.

Études / Formation

Les entreprises recherchent presque systématiquement des titulaires d'un BTS, voire plus (licence professionnelle). De nombreuses étudiantes de niveau bac + 3 ou 4 postulent à des emplois de secrétariat. Les masters en langues, droit, sciences économiques, AES, complétées par une formation en secrétariat sont appréciées.
- bac pro secrétariat (30 % des secrétaires ont un bac pro qui permet une insertion rapide grâce aux stages en entreprises)
- bac sciences et technologies de la gestion (STG) qui permet avant tout de poursuivre des études en classe de BTS.
- BTS assistant de gestion PME/PMI, à référentiel eurpéen,
- BTS assistant de manager,
- BTS assistant secrétaire trilingue
Ces BTS sont les diplômes le plus souvent demandés pour devenir assistante. Ils se préparent en 2 ans après le bac, dans des établissements publics ou privés. Le DUT gestion des entreprises et des adminstrations et gestion administrative et commerciale ouvrent également les portes. Accessibles en priorité après le bac STG, ils peuvent également se préparer en apprentissage, contrat de professionnalisation ou formation continue.

Évolutions

Une secrétaire commerciale peut être promue à une fonction plus opérationnelle sur le plan commercial. L’assistante d’un service de relations humaines peut participer à des tâches de recrutement.

Salaires

Une secrétaire assistante débute aux alentours de 1 500 € brut mensuels.
Dans la fonction publique un salaire de début de carrière sur un poste de secrétaire est de l’ordre du Smic : 1 392 € brut par mois